Ngày nay kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao dù là trong các hoạt động hàng ngày cũng như trong công việc. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, điện thoại ra đời đã làm thay đổi to lớn bộ mặt của xã hội. Và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng được chú trọng hơn, nó được coi là một phần của văn hóa giao tiếp hàng ngày, và là một kỹ năng cần thiết của mỗi cá nhân.

Nhiều người nghĩ rằng việc giao tiếp qua điện thoại dễ dàng hơn rất nhiều so với việc trực tiếp đối diện nhau. Nhưng trên thực tế việc giao tiếp trên điện thoại là cả một nghệ thuật, nó không phải quá dễ để ai cũng biết cách thực hiện một cách hiệu quả nhất là trong lĩnh vực kinh doanh.

Dưới đây tôi sẽ đưa ra một vài điều mà bạn cần lưu ý khi giao tiếp trên điện thoại. Hi vọng nó sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống cũng như trong công việc hằng ngày.

1. Kỹ năng nghe điện thoại đến

Dù trong kinh doanh hay trong cuộc sống hàng ngày khi bạn phải nghe máy từ người khác thì bạn cần phải biết giao tiếp một cách khéo léo nếu không bạn sẽ gây ấn tượng xấu với họ bởi cách tiếp chuyện không ý nhị và chuyên nghiệp.

–     Nhấc máy sau hồi chuông thứ 3:

Nếu bạn ở gần điện thoại thì tốt nhất đừng để chuông reo quá 3 hồi, bạn biết đấy chẳng ai thấy dễ chịu gì khi phải chờ lâu mới có người nghe máy. Không để chuông reo quá 3 hồi vừa thể hiện bạn chú trọng vào công việc, tôn trọng người gọi và chừng ấy cũng đủ thời gian để bạn chỉnh lại tư thế, tinh thần sẵn sàng cho cuộc trò chuyện.

–    Đừng im lặng quá lâu:

Nghệ thuật nghe ở đây không phải là việc bạn cứ im lặng để lắng nghe, họ không thể nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn đâu mà họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc trò chuyện.

–    Thể hiện sự nhiệt tình:

Việc bạn tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại sẽ giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.

–    Sử dụng nụ cười:

Một nụ cười thân thiện sẽ đem lại không khí vui vẻ, gần gũi trong giao tiếp. Đừng nghĩ rằng chỉ khi nói chuyện trực tiếp đối phương mới biết tâm trạng của bạn như thế nào mà ngay cả khi họ chỉ cần nghe thôi họ cũng có thể đoán ra điều ấy.

–    Tránh làm việc riêng khi nghe điện thoại:

Một số bạn thường có thói quen nhai kẹo, hút thuốc, ăn uống hay thâm chí là nói chuyện với người bên cạnh khi đang nghe điện thoại. Điều đó thực sự không tốt chút nào, đừng nghĩ là đối phương sẽ không phát hiện ra, ngay lập tức họ có thê cảm nhận được và chắc chắn họ sẽ cảm thấy bị thiếu tôn trọng. Do đó khi giao tiếp qua điện thoại bạn cần thể hiện sự tập chung của mình, tránh làm việc riêng mà hãy chờ khi bạn chắc chắn là đã gác máy hoàn toàn.

–    Tránh bị cảm xúc chi phối:

Luôn duy trì sự điềm tĩnh ngay cả trong những lúc bạn căng thẳng nhất. Đặc biệt trong kinh doanh, nếu khách hàng có phàn nàn và tức giận thì hãy để cho họ bộc lộ điều đó. Khéo léo thể hiên sự quan tâm và đừng làm tăng thêm sự tức giận của họ.

–    Tóm tắt nội dung sau cuộc trò chuyện:

Đó sẽ là cách mà bạn phải làm nếu bạn có quá nhiều thứ cần ghi nhớ, giả dụ công việc của bạn một ngày nghe hàng chục thậm chí hàng trăm cuộc điện thoại, nếu không tóm tắt lại thì việc nhầm lẫn đối với bạn hẳn là điều thường xuyên.

–    Hãy nói tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi:

Sau một cuộc gọi nào đó, dù là căng thẳng hay vui vẻ thì đừng bao giờ quên nói lời tạm biệt. Đừng bao giờ để người khác chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ mà đáp lại là tiếng tút tút vô tình của bạn.

2. Kỹ năng gọi điện thoại đi

Để bắt đầu một cuộc nói chuyên hiệu quả trước tiên ta nên chọn thời điểm thích hợp, đó là thời điểm mà đối tượng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu.

Những điều bạn không nên:

–   Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.

–   Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.

–   Không nên gọi vào giờ có phim hay hoặc có đá bóng hay.

–   Không nên gọi quá khuya hay quá sớm.

Hãy chuẩn bị kỹ thông tin trước khi gọi điện. Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng, tránh nói quá to hoặc quá nhỏ. Và cố gắng thể hiện một giọng nói truyền cảm, lời nói ngắn gọn, súc tích truyền đạt đủ nội dung cần nói.

Ngoài ra cũng giống như khi bạn là người nghe điện thoại, hãy biết tạm biệt đúng cách và nhớ gửi lời cảm ơn tới người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn.